Odoo gör företaget bättre. En app i taget.
Odoo är ett webbaserat verktyg som omfattar de flesta vanliga funktioner som moderna verksamheter behöver. Du kan jobba med Odoo på alla slags datorer, sufplattor eller mobiltelefoner som har en modern webbläsare installerad. Odoo innehåller, precis som din smarta mobiltelefon, appar med vilka du kan sköta dina olika dagliga uppgifter helt papperslöst. I Odoo har apparna namn som Lager, Bokföring, Inköp, Projekt, eHandel, Webbsida, Försäljning och så vidare. Se standardapparna här på Odoos webbsida.
Några av fördelarna med Odoo som system är att det är mycket lättare att använda än andra ERP-system och att alla funktionerna är integrerade med varandra. En uppgift behöver bara knappas, eller läsas, in vid ett enda tillfälle och finns sedan tillgänglig i hela systemet. Borta är alltså dyra och komplicerade integrationer och upprepade arbetsuppgifter i flera system. Små adminstrativa uppgifter kan också omärkligt delas ut till personer som annars inte arbetar med adminstration. I tillverkningsappen får exempelvis den som tillverkar en produkt instruktioner på en surfplatta för hur tillverkningen ska gå till. Odoo samlar då automatiskt in uppgifter om när arbetet började, slutade och vilket material som användes.
När en användare väl har lärt sig hur en app fungerar, med inmatningar, rapporter, statistik med mera, så är det lätt att överföra den här kunskapen till en annan app. Precis som programmen i Microsofts Officepaket så är apparna specialiserade och olika, men ändå organiserade och strukturerade på precis samma sätt. Den som har lärt sig att ta fram rapporter ur CRM-appen för att se hur säljarna har presterat den senaste månaden kan därför använda samma kunskaper för att ta fram den senaste måndadens lageromsättning ur Lager-appen och så vidare. Det här är en medveten strategi från Odoo som konsekvent strävar efter att göra sin produkt lättare för användarna att använda.
Odoo har också ett inbyggt videokommunikationssystem som fungerar ungefär som Microsoft Teams. Till exempel så kan en installatör eller reparatör som är ute på fältet ta kontakt över video med en kollega, chef, kund, eller leverantör och visa vad som behöver åtgärdas eller få hjälp. En säljare kan direkt i sin kalender med ett mail bjuda in en kund till ett videomöte för en demonstration med skärmdelning online. Avdelningschefer eller ledningsgrupper kan deltaga i veckomöten över video. Lagerpersonalen i Malmö, Eskilstuna och Sundsvall kan ha möte och fika tillammans varje fredag. Support- eller kundtjänstpersonal kan med en mobiltelefon ta med kunder ut på lagret eller till en utställningslokal via video för att visa saker eller leta rätt på just den person som kan precis rätt sak. Inköpare kan visa ritningar och modeller för leverantörer.
Odoo är en disruptiv lösning vilket betyder att den just nu konkurrerar ut gamla ERP-lösningar med hjälp av ny digital teknik. Odoo behöver inte, som de etablerade konkurrenterna, dras med något tekniskt arv ifrån 1900-talet utan har en modern lösning. Enkelheten i systemet gör att antalet dyrbara konsulttimmar som behövs helt, eller nästan helt, försvinner. Efter en långsam start 2005 har därför Odoo nu vuxit från noll till 1.700 anställda, och från inga till fler än 7 miljoner användare världen över. De här siffrorna är från augusti 2021 och är därför förstås helt inaktuella idag när när du läser dem.
En anledning till att Odoo växer så fort är att användarna upptäcker att det går lättare och snabbare för dem att lösa sina uppgifter med Odoo. En bot är programmerad att sköta alla tråkiga rutinuppgifter. Produktion planeras automatiskt, inköpsförslag genereras automatiskt, leverantörer påminns automatiskt om leveranser de ska göra, kunder påminns automatiskt om fakturor de skulle betalat, lagervärderingen uppdateras automatiskt och SMS och e-post till kunder om att deras leveranser är på väg skickas automatiskt.
Eftersom administrationen blir effektivare och att allt hålls i ett och samma system, så blir det mer tid och energi över till kärnverksamheten. Att använda Odoo är därför en konkurrensfördel.
Odoo bygger, precis som Androidsystemet som du kanske har i din smarta telefon, på öppen källkod och finns i två versioner. En som är helt gratis, Community Edition, och en som man i vissa fall får betala för som heter Enterprise Edition. Community Edition laddar du enklast ner från sidan Odoo Nightly builds. Om du har en windowsdator så innehåller det du laddar ner ett enkelt installationsprogram som installerar serverdelen av Odoo på din egen dator. Du kan även installera Community Edition på en riktig Linuxserver, eller en liten Raspberry Pi, som du öppnar mot internet. Det kräver dock en del inställningar och kunskap för att göra just den delen på ett sätt som inte gör dig öppen för angrepp av hackare och annat.
Styrkan med Community Edition är förstås att den är helt gratis och att det finns mer än 30.000 tredjepartsappar till den att ladda ner från Odoo App Store. Många av apparna där är gratis och för den som är engagerad, händig och inte rädd för att spendera en del tid framför datorn så är det faktiskt fullt möjligt att själv installera alla de funktioner som finns i Enterprise Edition.
Styrkan med Enterprise Edition är att du får fler funktioner inbyggda från början, dagliga säkerhetskopior på tre kontinenter, och professionell support från Odoo. Du får också hjälp med uppgraderingar varje år när det kommer en ny version. Odoo Enterprise Edition kan, som Community Edition, också köras på din egen server eller på en server som du hyr in dig på i en serverhall men ytterligare ett alternativ med Enterprise Edition är att du kan köra det i Odoos egen molntjänst på odoo.com. På så sätt slipper du lägga tid och resurser på att underhålla och uppdatera programvaran själv och kan istället fokusera helt på själva innehållet och verksamheten. Det kostar inget extra att köra Odoo Enterprise Edition i Odoos molntjänst och låta Odoo sköta driften av den. Haken är istället att du då inte kan använda dig av några av alla de tredjepartsappar som finns. Till Enterprise Editon finns dock möjlighet att abbonnera på en app som heter Odoo Studio. Med den kan du göra anpassningar och ändringar i standardapparna och till och med skapa egna appar.
Om du bara vill behöver använda någon enstaka app så kan du göra det på odoo.com helt utan kostnad. Det är så den här webbsiten, odooers.se, fungerar. Odoo är alltså ett bra alternativ till andra kostnadsfria webbpubliceringsverktyg som exempelvis Wordpress.
Om du inte vill installera Enterprise Edition på en egen server, och inte heller vill leva med begränsningarna på odoo.com så har du möjlighet att köra Odoo på servertjänsten Odoo.sh. Då kan du både få hjälp med driften, e-posten, en säker öppning mot internet (deployment), säkerhetskopiorna och även möjlighet att installera tredjepartsappar och utveckla egna appar. Det kostar dock extra och kräver mer tekniskt kunnande och engagemang av dig som användare.